“ยุคนี้การเขียน email ยังจำเป็นอยู่ด้วยหรอ !?” เพราะปัจจุบันเทคโนโลยีล้ำหน้าไปไกลมาก การทำงานก็สามารถวิดิโอคอนเฟอเรนซ์กันได้ ทุกคนสามารถเปิด Video Call เห็นหน้ากันได้ฟรี ผ่านไซต์ยอดนิยมอย่าง Facebook ซึ่งมียอด Active User ต่อเดือนถึงประมาณ 1.87 พันล้านคนทั่วโลก หรือจะเป็น Skype ก็ยังคงเป็นที่นิยมอยู่

แต่ใช่ว่า Facebook เองจะเหมาะกับการติดต่อสื่อสารทุกรูปแบบ โดยเฉพาะกับการติดต่อกันในเชิงธุรกิจ ที่ยังไงก็ยังต้องการความเป็นทางการ และเป็นลายลักษณ์อักษรอยู่ แม้แต่แบรนด์ดังระดับโลกอย่าง Google ก็ยังให้ความสำคัญกับการสื่อสารผ่านอีเมล ทุกคนคงปฏิเสธไม่ได้ว่า การติดต่อ ซื้อสินค้า-บริการ หรือแจ้งข้อมูลสำคัญคงไม่เกิดขึ้นหากขาดอีเมลไป เพราะฉะนั้นการเขียนอีเมลจึงสำคัญมาก และนี่คือ 8 ขั้นตอน ที่ช่วยบอกวิธีเขียนอีเมลภาษาอังกฤษเพื่อพิชิตใจลูกค้าของคุณ

1. กำหนดเป้าหมายของอีเมลให้ชัดเจน     

นี่คือเรื่องสำคัญที่ผู้เขียนอีเมลควรคำนึงถึงเสมอก่อนจะกดส่งออกไปทุกครั้ง ควรกำหนดเป้าหมายของอีเมลนั้นว่าจะส่งให้ใคร ต้องการจะบอกอะไร และเน้นจุดประสงค์หลักๆ ของอีเมล เพื่อช่วยให้ผลลัพธ์การสื่อสารนั้นออกมาได้ดีขึ้น และยังช่วยลดข้อผิดพลาดได้อีกด้วย

เปรียบเทียบข้อแตกต่างของหัวข้อ 2 แบบนี้   

1. อีเมลนี้เขียนขึ้นเพื่อส่งไปหาลูกค้าเพื่อแจ้งโปรโมชั่น

2. อีเมลนี้เขียนขึ้นเพื่อส่งไปหาลูกค้าให้คลิกเข้าเว็บไซต์ แล้วแสดงความคิดเห็น พร้อมกับให้ช่วยกดติดตามแฟนเพจ

จากตัวอย่างจะเห็นว่า ในข้อที่ 1 มีโอกาสที่จะบรรลุเป้าหมายมากกว่า เนื่องจากมีเพียงเป้าหมายเดียวที่อยาก ให้ลูกค้าทราบ แต่ข้อที่ 2 มีหลายอย่างให้ลูกค้าทำซึ่งอาจเกิดความสับสน และอาจไม่ได้ทำครบทั้ง 3 อย่าง

2. ใช้หัวเรื่องอีเมลให้ถูกต้อง 

เช่นเดียวกับการเขียนในรูปแบบอื่น ๆ ที่ต้องมีการลำดับเนื้อหาต้น กลาง จบเพื่อให้ผู้อ่านนั้นไม่เกิดความสับสน หัวข้อของอีเมลนั้นควรสั้น กระชับ และตรงประเด็นที่สุด

ตัวอย่างที่แนะนำ 

- “You are Invited to Globish EVENT”

- “You are Invited to our Webinar on Local SEO for Small Businesses”

- “Here is Your Free eBook on Facebook Marketing”

อย่างที่เห็นว่าการเขียนหัวข้ออีเมลที่ชัดเจน จะช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจทันทีตั้งแต่ก่อนเปิดอีเมล ทำให้ลดความผิดพลาดในการสื่อสารลง

3. ข้อความทักทายเปิดที่ดี จะช่วยให้ผู้รับรู้สึกดี

เมื่อผู้อ่านนั้นกดเข้าอีเมลสิ่งแรกที่ผู้อ่านควรได้รับคือข้อความทักทายที่เหมาะสมกับระดับของผู้อ่านที่ ส่งไปว่าเป็นใคร หรืออยู่ในตำแหน่งใด หากข้อความที่ส่งไปนั้นเป็นการส่งข้อความหาลูกค้าทั่ว ๆ ไป ควรให้ ความสนใจเป็นพิเศษกับคำทักทาย หรือหากอีเมลนั้นเขียนขึ้นเพื่อส่งโปรโมชั่น ควรใส่ประโยคโน้มน้าวในการ ตัดสินใจ แต่ต้องไม่มากเกินไป เพราะอาจส่งผลให้ผู้อ่านคิดว่าเป็นสแปมได้

ตัวอย่างอีเมลแนะนำผลิตภัณฑ์ หรือบริการใหม่

ตัวอย่างที่หนึ่ง

Dear Laura,

We're glad you've chosen Globish software. As mentioned in your maintenance agreement, Globish has been automatically upgraded to version 4.0

ตัวอย่างที่สอง

Dear Peter Parker,

On behalf of Globish, I would like to thank you for integrating Globish platform into your business. We sincerely hope that you will continue to enjoy Globish and use it to help you enhance your employee’s English level.

จากตัวอย่าง จะเห็นว่าประโยคเริ่มต้นเป็นการขอบคุณที่เลือกใช้บริการของบริษัทเรา แล้วจึงแจ้งข้อมูลที่ลูกค้าต้องทราบต่อมา

4. ลิสต์ประเด็นสำคัญ

ในกรณีที่ต้องการรายงาน หรือแจงรายละเอียดของเนื้อหา สิ่งสำคัญที่ผู้เขียนควรรู้คือ การแบ่งประเด็น สำคัญออกเป็นข้อ ๆ ให้เห็นได้ชัดเจน อ่านง่าย ช่วยผู้อ่านเข้าใจในเนื้อหารวมอีกด้วย โดยการแบ่งประเด็นควร ไม่เกิน 5 ข้อ

ขอยกตัวอย่างจากข้อ 3 ที่พูดถึง Globish Software เราสามารถแตกประเด็นออกมาเขียนได้เป็นข้อๆ เช่น

1. Integrates with smartphone or tablet. บอกเล่าว่าแพลทฟอร์มใหม่นั้นสามารถใช้งานบนสมาร์ทโฟนและแท็บเล็ตได้

2. Increased cloud-based storage. บอกเล่าว่าแพลทฟอร์มใหม่ได้เพิ่มเนื้อที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์

3. Auto-fill for common phrases. บอกเล่าว่าแพลทฟอร์มใหม่สามารถทำการ Auto-fill สำหรับประโยคที่ใช้งานบ่อยได้ เป็นต้น

จากตัวอย่างจะเห็นว่า ผู้อ่านสามารถอ่านเข้าใจได้อย่างรวดเร็ว แต่การแจงรายละเอียดในรูปแบบนี้ไม่เหมาะกับการแจงรายละเอียดจำนวนมาก เช่นมีมากกว่า 10 ข้อ หากต้องการแจงรายละเอียดจำนวนมากแนะนำให้แบ่งหัวข้อย่อยเพิ่มในหัวข้อหลักๆ จะช่วยให้ลดการสับสนในการอ่านได้มาก

5. อธิบายประโยชน์ของเรื่องที่เราแจ้ง

นักธุรกิจหลายคนไม่เข้าใจความต่างระหว่างคุณลักษณะ (Features) และประโยชน์ (Benefits) ซึ่ง คุณลักษณะอธิบายถึงผลิตภัณฑ์ แต่ประโยชน์จะอธิบายว่าคุณลักษณะนั้นช่วยผู้อ่านได้อย่างไร โดยผู้เขียนควรตรวจสอบในส่วนนี้ทุกครั้ง 

เรามาดูตัวอย่างจากข้อที่ 4 

1. คุณลักษณะคือ Be Able to use on smartphone or tablet. มีประโยชน์คือช่วยให้ผู้ใช้สามารถใช้งานได้สะดวกขึ้นบนหลากหลายอุปกรณ์

2. คุณลักษณะคือ Bigger size of cloud-based storage. มีประโยชน์คือช่วยให้ผู้ใช้สามารถฝากไฟล์ที่ใหญ่ขึ้นได้ และมีเนื้อที่เพียงพอสำหรับการใช้งานหลายคน เป็นต้น 

3. คุณลักษณะคือ Auto-fill Function มีประโยชน์คือช่วยลดการเขียนผิดในภาษาต่างประเทศ มีการเช็คการสะกดอัตโนมัติ และทำให้ผู้ใช้สามารถกรอกเอกสารได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

จากตัวอย่างข้างต้น แสดงให้เห็นว่ามีการบอกถึงคุณลักษณะ (Features) ที่ช่วยโน้มน้าวผู้อ่าน และ อธิบายประโยชน์ (Benefits) ได้อย่างชัดเจน

6. เลือกระดับภาษาให้เหมาะกับผู้อ่าน

อย่างที่ได้กล่าวไปก่อนหน้านี้ ว่าอีเมลที่เขียนอยู่นี้ต้องการเขียนถึงใคร ผู้อ่านเป็นใคร ซึ่งการทบทวนในเรื่องนี้สำคัญมาก เพราะการเขียนอีเมลส่งให้ลูกค้าอาจมีการใช้คำศัพท์ทางเทคนิค หรือตัวย่อมากเกินไป อาจทำให้ผู้อ่านไม่เข้าใจเนื้อหา

โดยวิธีนี้อาจตรวจสอบได้จากการปรึกษาคนในบริษัท ให้ช่วยลองอ่านเพื่อปรับแก้ไขก่อนส่งอีเมล และ ควรใช้ภาษา คำศัพท์ที่สุภาพ เป็นทางการ หากต้องติดต่อในเชิงธุรกิจในนามองค์กร หรือแม้แต่การส่งถึงผู้ที่อยู่ในระดับสูงกว่า เพื่อแสดงถึงความนับถือ

7. ใช้รูปภาพเข้าช่วย

ข้อความที่น่าสนใจ เมื่อรวมกับรูปภาพสวยงามที่ชวนดึงดูด ช่วยให้ผู้อ่านนั้นมีโอกาสตกลงรับข้อเสนอ ของอีเมลได้ง่ายขึ้น โดย 3 สิ่งที่ควรคำนึงถึงในการใช้รูปภาพคือ

1. ขนาด - ไม่ใช้ภาพขนาดใหญ่เกินไป เพราะอาจดาวน์โหลดได้ช้า

2. สอดคล้อง - รูปภาพที่ใช้ต้องเหมาะสมกับเนื้อหา และองค์กร

3. ภาพที่เข้าใจง่าย - ภาพที่ใช้ควรบอกเล่าเพียง 1 เรื่องราว และเข้าใจง่ายไม่ซับซ้อน

แต่หากมีรูปภาพเคลื่อนไหว (GIF) หรือวีดีโอก็สามารถใช้ได้เพื่อดึงดูดความน่าสนใจมากขึ้น แต่ต้อง ระวังการดาวน์โหลดที่ช้า และระบบอีเมลบางระบบที่ไม่รองรับด้วย

8. จบให้สวย

หากผู้อ่านได้อ่านทั้งหมดแล้ว และกำลังตัดสินใจว่าจะร่วมมือกับบริษัทของคุณหรือไม่ การปิดจบอีเมลนี่ แหละที่เป็นตัวกำหนดที่สำคัญ นอกจากการปิดธรรมดาแล้ว เราควรมีการแนะนำให้ผู้อ่าน take action อะไรสักอย่างหลังจากอ่านอีเมลฉบับนี้แล้ว เช่น การนัดคุยกันเพิ่มเติม เป็นต้น

ถ้าหากคุณสามารถเขียนอีเมลได้ครบทั้ง 8 ขั้นตอนนี้แล้ว รับรองว่าคุณจะพิชิตใจลูกค้าได้อย่างแน่นอน

และถ้าคุณยังอยากที่จะเรียนรู้การเขียนอีเมลให้ครบทุกประเภทของอีเมล ไม่ว่าจะเป็นอีเมลสมัครงาน อีเมลสอบถาม การตอบรับอีเมลผู้อื่น รวมทั้งการเลือกใช้ภาษาที่เป็นทางการในการเขียนอีเมล Globish มีคอร์ส Business Email Writing ที่จะช่วยให้คุณเขียนอีเมลได้อย่างมืออาชีพ สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ https://bit.ly/3gAknBj