6 ขั้นตอนรับฝากข้อความผ่านโทรศัพท์ด้วย Business English แบบมือโปร

237 VIEWS | 4 MINS READ Monday 10 / 02 / 2020


กริ๊งงงงงงง!..... เมื่อโทรศัพท์บนโต๊ะทำงานดังขึ้น และเมื่อรับสายกลับพบว่าคู่สายสนทนาของคุณเป็นชาวต่างชาติ แล้วถามหาคนในบริษัทของคุณแต่เขาไม่สามารถมารับสายได้ในขณะนั้น หลายคนอาจจะมีอาการประหม่า จนทำตัวไม่ถูก นึกคำพูดไม่ออก แต่ไม่ต้องห่วง Globish มีวิธีรับมือกับสถานการณ์แบบนี้อย่างไรให้ดูโปในแบบ Business English 

1. Explain That the Call Recipient Isn’t Available

ถ้าเกิดเหตุการณ์ที่ผู้โทรต้องการเรียนสายกับบุคคลที่ไม่สามารถมารับสายได้ในขณะนั้น คุณควรแจ้งให้ผู้โทรทราบ โดยเริ่มจากการขออภัย อย่างเช่น:

I’m sorry,....

I have to apologise,....

My apologies, ….

แล้วจึงแจ้งให้ผู้ถือสายทราบว่าบุคคลที่เขาต้องการเรียนสายไม่สะดวกอยู่ในขณะนี้ ถ้าหากคุณไม่สามารถบอกรายละเอียดได้ว่าทำไม คุณสามารถแจ้งเฉยๆ ว่าไม่สะดวก โดยที่ไม่ต้องลงรายละเอียด เช่น:

I’m sorry, but Mr/Ms …. can’t come to the phone right now.

I’m afraid Mr/Ms …. Is not available at the moment. 

แต่ถ้าคุณก็สามารถบอกรายละเอียดว่าบุคคลที่ต้องการเรียนสายด้วยนั้น ไม่สะดวกด้วยสาเหตุอะไร คุณก็สามารถแจ้งให้ทราบโดยระบุรายละเอียอย่างเช่น:

Mr/Ms …. is on another call. 

Mr/Ms …. is in a meeting right now.

Mr/Ms ….. is away on a business trip.

Mr/Ms …. is not coming to the office today.

 

2. Get the Caller’s Name and Number

ขออนุญาตถามถึงชื่อ และเบอร์ติดต่อกลับของผู้ที่โทรเข้ามา โดยใช้ modal verbs อย่าง ‘may’ หรือ ‘could’ แทนคำว่า ‘can’ เพื่อทำให้ประโยคมีความสุภาพ เช่น

May I ask who’s call?

May I have your number?

Could I have your name and number please?

 

3. Offer to Take a Message

คุณสามารถถามผู้โทรได้ว่าต้องการจะฝากข้อความไว้หรือไม่ ด้วย modal verbs อย่าง ‘may’ ‘could’ และ ‘would’ ในการเริ่มต้นประโยคคำถามแบบสุภาพ เช่น:

Would you like to leave a message?

Could you leave a message?

May I take your message for Mr/Ms ….? 

หรือ คุณสามารถถามเชิงแนะนำทางเลือกในการติดต่อกลับมาใหม่อีกทีได้ เช่น:

Would you like to call back later?

Could you call back again at (time)?

 

4. Clarify Confusing Parts of the Message

เมื่อผู้โทรฝากข้อความ แล้วหากมีคำถาม ฟังไม่ทัน หรือสงสัยตรงไหน สามารถถามเพื่อให้แน่ใจว่าข้อความที่คุณรับฝากนั้นถูกต้อง ตามที่ผู้โทรต้องการจะสื่อ เช่น: 

I’m sorry, I missed it.

My apologies, I didn’t catch that. 

Could you please repeat that again?

I’m sorry, the connection is not very stable right now, could you please speak a little louder?

 

5. Verify the Message

เมื่อผู้โทรฝากข้อความเสร็จ คุณควรทวนข้อความอีกครั้งเพื่อความถูกต้องแม่นยำ สารที่ส่งจะได้ไม่คลาดเคลื่อน:

Let me repeat your message. You said …… Did I get it right?

To confirm, you said….

หลังจากทวนข้อความเสร็จคุณสามารถแสดงน้ำใจด้วยการถามผู้โทรว่ามีอะไรที่คุณสามารถช่วยเขาได้อีกไหม:

Could I help you with anything else?

Is there anything else I can help you with? 

 

6. Say Goodbye

หลังจากฝากข้อความเรียบร้อย คุณควรจบการสนทนาด้วยการ กล่าวลา และทำให้ผู้โทรมั่นใจว่าข้อความที่เขาฝากไว้จะถูกส่งต่อให้บุคคลที่เขาต้องการเรียนสาย:

Thank you for calling, I’ll make sure Mr/Ms …. gets your message.

 

I will pass your message to Mr/Ms …. . Thank you for calling, please have a nice day. 

Globish สถาบันสอนภาษาอังกฤษสำหรับวัยทำงานด้วยหลักสูตรที่ผ่านการรับรองจากประเทศฟินแลนด์ เพื่อพัฒนาให้คุณพูดภาษาอังกฤษได้อย่างถูกต้อง มั่นใจ

อ่านรายละเอียดหลักสูตรได้ที่ https://bit.ly/2UL4G0V

ค้นหาคอร์สที่เหมาะกับคุณ
พร้อมทดสอบวัดระดับฟรี


   หรือ    โทรเลย 063-189-9451

บทความที่แนะนำ


เรียนต่อต่างประเทศ

เตรียมตัวอย่างไร? ถ้าอยากไปต่อโท ที่ประเทศอังกฤษ

วัยทำงาน

10 ประเทศน่าเที่ยว "พูดอังกฤษไม่ง้อทัวร์" ในงบสี่หมื่น

วัยทำงาน

7 วิธี ช่วยพัฒนาภาษาอังกฤษสำหรับการทำงานของคุณ