ค้นหาคอร์สที่เหมาะกับคุณ
พร้อมทดสอบวัดระดับฟรี
พร้อมทดสอบวัดระดับฟรี
องค์ประกอบง่าย ๆ ในการเขียนอีเมลธุรกิจให้ดูปัง
32530 VIEWS | 3 MINS READ Monday 22 / 06 / 2020
ในช่วงการสมัครงานหลาย ๆ คนอาจจะได้ลองเขียนอีเมลไปเพื่อส่งเรซูเม่และแฟ้มผลงานให้บริษัทต่าง ๆ ไปแล้ว แต่จะมีซักกี่คนกันนะ ที่เขียนอีเมลภาษาอังกฤษอย่างถูกต้องเหมาะสม วันนี้เรามาดูกันว่า องค์ประกอบง่าย ๆ ที่ใช้เขียนอีเมลนั้นมีอะไรบ้าง เพราะถ้าอย่างน้อยเราพลาดไปแล้วก็จะได้แก้ไขใหม่เพื่อจะได้เขียนอีเมลธุรกิจให้ปังไปเลยค่ะ
1. Subject line หัวข้อ
เป็นส่วนประกอบที่ย่อทุกอย่างมาเพื่อบอกว่าเราเขียนอีเมลฉบับนี้ขึ้นมาเพื่ออะไร อะไรคือเป้าหมายของการสื่อสารครั้งนี้ ดูเหมือนจะเป็นอะไรทั่วไปแต่ใครจะรู้ว่ามันสำคัญมากสำหรับการส่งอีเมลเพราะผู้รับจะสามารถรู้ได้ทันทีว่าจะพูดเกี่ยวกับอะไรและควรจะทำอย่างไรกับอีเมลฉบับนี้ เช่น ‘Follow up: New Product Presentation’ การติดตามการนำเสนอผลิตภัณฑ์ใหม่
2. Salutation การขึ้นต้นจดหมาย
จะอยู่ในบรรทัดแรกของอีเมล เป็นการทักทายเบา ๆ ก่อนที่จะเริ่มต้นเนื้อหา เช่น
- Dear Ms. Lopez ถึง คุณโลเปซ
- Dear Sir ถึงคุณผู้ชาย
- Dear Madam ถึงคุณผู้หญิง
- หากไม่สามารถระบุเพศได้ให้ใช้ Dear Sir or Madam
- แต่ถ้าเราไม่ทราบว่ากำลังจะส่งถึงใครเลย ให้ใช้ To Whom It May Concern
3. Body เนื้อหา
เหมือนกับการเขียนเนื้อหาจดหมายทั่วไปซึ่งจะระบุทุกอย่างที่เราต้องการจะสื่อสาร เช่น
“Thank you for attending the new product presentation this afternoon. I’ve attached a video file of the full recording so you can share it with your team. Please let me know if you have any questions.”
ขอขอบคุณที่เข้าร่วมการนำเสนอผลิตภัณฑ์ใหม่เมื่อบ่ายนี้ ฉันได้แนบไฟล์วิดีโอเต็มมาด้วยเพื่อที่คุณจะสามารถแบ่งปันกับทีมได้ และหากคุณมีคำถามให้อะไรกรุณาบอกฉันได้เลยค่ะ
4. Closing การปิด
เป็นสิ่งสุดท้ายที่คุณจะบอกก่อนการจบอีเมล โดยสรุปสั้นๆใน 1-2 ประโยคหรือจะเป็นการกล่าวซ้ำเกี่ยวเรื่องที่คุณได้พูดมาก่อนหน้านี้
เช่น “I look forward to speaking with you on Tuesday. Thanks again!”
ผมตั้งตารอที่จะพูดคุย (เรื่องนี้) กับคุณอีกทีในวันอังคารนี้ ขอบคุณอีกครั้งครับ
5. Signature ลงชื่อ
เป็นส่วนที่ระบุตัวตนของคุณหรือเป็นข้อมูลที่จะทำให้ผู้รับสามารถติดต่อกลับได้ เช่น ชื่อ นามสกุล ตำแหน่ง บริษัท เบอร์โทรติดต่อ โดยระบุหลังคำลงท้าย ได้แก่ Yours faithfully, Yours sincerely, Sincerely, Sincerely yours, เป็นต้น และจำไว้เสมอว่าตัวข้างหน้าจะเป็นตัวใหญ่ ตัวข้างหลังจะเป็นตัวเล็กและห้ามลืมลูกน้ำนะคะ
เช่น “Sincerely,
Billy Smith
Senior Software Engineer
GlobishAcademia ( Thailand) Co.,Ltd
เป็นไงคะ องค์ประกอบของการเขียนอีเมลไม่ยากเลย แต่ถ้าคุณอยากเขียนอีเมลให้เป๊ะปังเหมือนมืออาชีพ Globish ก็มีคอร์สเรียนที่จะช่วยให้คุณเขียนอีเมลได้ครบทุกประเภทอีเมล ไม่ว่าจะเป็นอีเมลสมัครงาน อีเมลติดต่อลูกค้า อีเมลสอบถาม การตอบรับอีเมลผู้อื่น รวมทั้งการเลือกใช้ภาษาที่เป็นทางการในการเขียนอีเมล ในคอร์ส Business Email Writing สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ https://bit.ly/3wvQyZk
